为规范湖北医药学院青年志愿者协会（以下简称“校青协”）物资管理工作，提高物资使用效率，保障各项志愿服务活动顺利开展，避免资源浪费和资产流失，结合校青协实际工作情况，特制定本办法。

一、办公场地

校青协办公室兼物资存放室位于湖北医药学院汇和美食广场二楼666室。

二、物资类别

校青协物资管理不以盈利为目的，主要服务学校各式各类志愿服务工作及活动。具体包括志愿者服装（衣服/帽子）、志愿者袖标、校青协旗帜、志愿者宣誓牌、垃圾钳、举牌杆、荣誉证书（大/中/小）、书包、印章印泥等，具体如下：

三、管理原则

1、坚持供需平衡原则。按需集中采购，统一管理，努力提高整体效益；

2、坚持借还规范管理。建立闭环式管理机制，明确物资保管人、使用人、归还责任人三级责任，借用有登记，归还有核验，损坏有赔偿；

3、坚持定期汇报审计。安排月度清理督导责任人，以季度为单位在例会中汇报物资使用、发放及损耗情况；

4、坚持生命周期管理。使用年限已满，达到报废标准（一般衣服使用年限为5年）的，要及时向指导老师和团委报告，并走正常报废程序。

四、管理部门及职责

负责校青协物资管理的主要部门为管理服务部，在物质管理中具体职责如下：

1、物资采购

（1）根据活动需求制定采购计划，写明用途、数量、参数、预算等，经主席团、指导老师审核，校团委审批后开展采购；

（2）遵循“按需采购、质价相符”原则，进行质量控制，确保采购价格合理、质量达标；

（3）采购后须及时登记入库，留存票据备查及核销。

2、物资清理

（1）定期开展物资盘点，分类整理并维护；

（2）对损坏、需要发放、维修或者报废物资提出处置建议，报主席团和校团委审批；

（3）一般情况下，大型活动结束后24小时内完成物资归库与清洁。

3、物资借用与回收

（1）接受物资借用申请，申请需明确借用物资明细，借用时间、归还时间、借用组织或部门及责任人；

（2）对逾期未归还的物资进行提醒与敦促；

（3）回收时检查物资完好性，登记损耗情况、损坏原因；并对不规范使用造成的损坏予以追责。

五、物资借用流程

1、提前预约：提前联系校青协管理服务部门，说明借用物资、数量、时间以及事由，管服干部核实在库物资数量后，向借用方回复；

2、物资领取：借用人需根据约定时间在值班室领取物资，领取时需在借用表上登记借用物资名称、数量，借用和归还时间，负责人组织、姓名、联系方式等相关信息，借用人现场清点并检查借用物资状态（如服装是否有污渍、破损）确认无误后方可领用；

3、物资归还：物资需在借用时间截止前准时归还，校青协管理服务部值班干部在接收归还物资时需检查物资状态，完好无损、数量无误后，可在物资借还表上注明归还日期，确认归还。

六、损坏赔偿与违规处理

1、对于自然损耗问题，由管理人员如实登记并及时在例会上向校青协组织及指导老师汇报；

2、借用期间因人为原因导致损坏的，借用方需根据损坏程度进行相应的赔偿，若有丢失按原价赔偿或购买同规格物品；

3、故意损坏或拒不赔偿者校青协将对其进行通报批评，扣减其志愿队或青协分会年末考核分数，并限制后续借用；

4、管理人员因失职导致物资损坏或丢失，需视具体情况赔偿相应的金额，若未按要求登记或交接，通报批评并扣减考核分；

5、超时未还者，管理人员需主动联系催还，并进行备案处理，未及时归还会影响其后续借用。

七、附则

1、本办法的一切相关事宜解释权归湖北医药学院、湖北医药学院药护学院青年志愿者协会所有；

2、本办法自公布之日起生效。

湖北医药学院青年志愿者协会

湖北医药学院药护学院青年志愿者协会

2025年4月20日